Ser una buena comunicadora

Para una secretaria, la comunicación es esencial. ¿Eres consciente de que, en este proceso de transmisión de un mensaje a otra persona, se transmite una actitud y una conducta que te definen?

En algunas ocasiones, seguro que sin darte cuenta, utilizas lo que se puede denominar “malas costumbres oratorias”, que hacen que los demás subestimen lo que estás diciendo; aquí te planteamos algunos ejemplos que te pueden ayudar a darte cuenta de las barreras que, inconscientemente, estás poniendo en tu forma de comunicar.

1. Falta de concreción

No son pocas las ocasiones en que hemos oído a alguien expresar sus ideas divagando sin cesar y hemos tenido la tentación de decirle que “vaya al grano”. Esto sucede cuando la persona no se ha tomado el tiempo suficiente para aclarar sus ideas antes de comunicarlas, sabiendo esto es importante para dar una imagen correcta y más énfasis a nuestros argumentos.

2. Falta de orden verbal 

Es la utilización de comodines tan usuales como “uh”, “ah”, “ya sabes”, “como”, “quiero decir”, “es como”. En realidad tienen muy poco sentido. Normalmente utilizamos este tipo de comodines cuando estamos elaborando

la siguiente idea y eso nos dificulta poder estar en el aquí y ahora, en cada momento. Es mejor hacer una paus

a para poder situar la siguiente idea que se quiere expresar.

3. Palabras mal empleadas 

Aunque en todo el proceso de comunicación las palabras sólo representan el 7% de lo que transmitimos, porque un 58% pertenece a la comunicación no verbal y un 35% a la comunicación paraverbal; a pesar de esto, los otros esperan que las palabras que utilicemos sean precisas. Las palabras mal empleadas pueden dar lugar a malas interpretaciones, si tienes dudas sobre la utilización de algún término omítelo o consulta en un diccionario su significado.

4. Palabras negativas

Si quieres ser una buena comunicadora evita, en todo lo posible, utilizar expresiones como “no sé”, “no puedo”, “no creo que pueda”, etc. Hablar en afirmativo ayuda a proyectar una imagen de responsabilidad y mostrar una actitud participativa.

Como secretaria aunque a veces sientas que no eres capaz de llevar a cabo una tarea, es muy importante tratar de hacerla, intentarlo te hará sentir mucho mejor que retirarte de antemano.

Un ejemplo: ¿Cuál de las siguientes expresiones te parece más profesional?

  • “No puedo tener este informe preparado hasta mañana por la mañana”
  • “Mañana a primera hora tendré el informe preparado”

5. Expresiones de auto-desprecio

Analiza si en alguna ocasión te has expresado de la siguiente manera: “no soy experta en ventas, pero tengo una idea que quizás pueda servir de alguna cosa”, aunque expresarnos así muestre nuestra humildad, en el mundo de los negocios es mucho más efectivo ser asertivo y presentar las ideas de una forma más directa, por ejemplo “Tengo una sugerencia”. A pesar de esto creo que es importante ser capaz de expresar una idea o sugerencia y defenderla hasta el final, pero siendo capaz de renunciar a ella cuando la idea de otro sea mucho más práctica o efectiva.

6. Expresiones sumisas

Una pregunta de coletilla al final de una idea, como por ejemplo “creo que la idea no esta mal, ¿tú que crees?”, es un discurso sumiso. Si observamos nos damos cuenta que utilizamos este tipo de expresiones cuando convertimos en pregunta afirmaciones convencidas y, además, elevamos el tono de voz al final de la frase. Otra forma de expresarnos de forma sumisa es la utilización de frases como “especie de”, “es como sí”, “meramente”, “no… solamente”, por ejemplo: “es sólo mi opinión, pero creo que…”.

La utilización de este tipo de coletillas causa la impresión de que estás poco segura de lo que estás diciendo y que necesitas la aprobación de los demás.

7. Tono de voz monótono

El tono de voz, el ritmo, el volumen, son elementos básicos de la comunicación y, fácilmente, producen desconexión en nuestro interlocutor. Para una secretaria es imprescindible el entusiasmo en su forma de comunicar.

Tener en cuenta estos consejos no hará que cambie radicalmente tu forma de comunicarte, pero recordarlos en momentos concretos te puede ser muy beneficioso para proyectar una imagen muy profesional.

Para mejorar tus dotes de comunicadora es esencial que analices tus habilidades, y en qué fallos te encuentras más identificada, de forma que puedas elaborar un plan de acción para corregirlo y mejorar así tu comunicación.

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